Workshops werden bei Corporates und KMUs immer beliebter, vor allem im Bereich Innovationsmethodik und Produkt-/Serviceentwicklung. 
Da bei 8–10 Workshops pro Jahr schnell sechsstellige Summen budgetiert werden müssen, kommt es auf eine effektive Planung an. Trotzdem halten sich in Planungsteams einige Fehler hartnäckig.

EINS — Der Raum ist zu klein und Getränke werden gezählt

Ja, Budgets sind eng und es macht einen Unterschied ob der Workshop 60 oder 80.- € pro Teilnehmer kostet. Vor allem, wenn mehrere solcher Events über das Jahr geplant sind.

Aber: Aktuelle Studien belegen, was Trainer schon immer wussten: Der Raum und die Atmosphäre in der Location sind enorm wichtig. In Zahlen ausgedrückt lassen sich Abweichungen von ca. 40% feststellen.
Und das ist logisch, denn jeder Workshop hängt in erster Linie von der Motivation, Konzentration und Leistungsbereitschaft der Teilnehmer ab. 
Wenn der Kaffee nicht schmeckt, kein Obst vor Ort ist, der Raum eng und dunkel wirkt — dann hat das Konsequenzen.

Zwei “Tricks” vieler Veranstaltungslocations, die schnell zum Problem werden können:

a) Es ist kein fester Raum vereinbart.
Bei günstigen Pro-Kopf-Pauschalen behalten sich Locations meist vor, den Raum tagesaktuell nach Verfügbarkeit zu vergeben und nur Mindestgröße zu vereinbaren. 
Schnell hat man dann einen kleineren, weil verwinkelten, und dunkleren Raum als auf dem Beispielfoto des Angebotes zu sehen. 
Die Gruppenräume sind mehrere Flure entfernt und die angepriesene Außenterrasse nur über lange Umwege erreichbar.
Als Richtwert für die Größe gilt: Für einen Workshop sollten pro Teilnehmer mindestens 3 qm Raum eingeplant werden.

b) Getränke werden abgezählt, danach wird’s teuer.
Selber mitbringen ist nicht. Zurecht beharren Locations auf Ihrem Bewirtungsrecht. Sind nur drei, vier Getränke pro Kopf vereinbart, führt das schnell zu Unzufriedenheit im Team und verzweifelte Organisatoren kaufen nach. Und dann wird’s richtig teuer. Besser gleich eine Flatrate buchen noch ein paar Euro drauflegen für Obst & Snacks.

ZWEI — Lange Vortragsphasen

Wer kennt das nicht aus seiner Schulzeit: Nach der vierten Stunde war im Kopf alles auf Sendepause. Vor allem, wenn Sozialkunde, Geschichte und Religion direkt hintereinander lagen. 
Warum? Weil wir nicht mehr als 15–20 Minuten zuhören können ohne zu ermüden. Wir sind für diese Masse an verbalen Informationen nicht gemacht. Unsere Vorfahren nutzten Kommunikation für wichtige Hinweise (“Versteck Dich, der Nachbarstamm greift an.”) oder zur Stärkung sozialer Bindungen (ja, Lästern über den Nachbarn hat Familien zusammen geschweißt. Damals wie heute.)

Was hilft?

a) Schnelle Wechsel zwischen passiven und aktiven Phasen. 
Methode vortragen und sofort ausprobieren. Theorie vermitteln, praktische Beispiele aufzählen lassen. 
Optimal sind hier Methodiken wie Design Thinking, die schon im Prozess sehr viele praktische Übungen verlangen.

b) Konzentrisches, iteratives Lernen
Mit dem Wichtigsten anfangen, Themenwechsel, Pause, Vertiefung. Dadurch bleibt der Kopf wach und die Kreativität hat Spaß.

Gute Trainingsagenturen arbeiten mit entsprechenden Methoden. Bei der Planung unbedingt nicht nur das Thema und die Ziele, sondern auch die Art der Vermittlung und der Arbeitsweise besprechen.

guter workshopraum, hell und freundlich

So sieht ein guter Workshopraum aus: Hell, freundlich mit Platz für Gruppenarbeiten. Die Tische können bei Bedarf abgebaut werden.

Besser haptisch Arbeiten als technisch

Mit Papier und Wänden zu arbeiten ist meist effektiver als mit Tablets, Powerpoint oder Smartboards.

Ein Abendevent muss nicht aufwändig geplant werden. Bei uns ist das Feierabendbier auf der Dachterrasse sogar schon inklusive. 

DREI — Viele Kohlenhydrate zum Mittagessen

Ich liebe Nudeln, Kartoffeln und Pizza. Sie machen satt. Aber auch müde. 
Auf den üblichen Karten der Seminarhotels und Locations stehen sie trotzdem ganz oben. Weil sie günstig sind und alle satt werden. 
Hier sollte man keine Kompromisse eingehen: Lieber etwas weniger, dafür in guter Qualität. 
Die Liste der Möglichkeiten ist endlos: Frische Salate, Wraps, Bowls, Avocado-Hühnchen, Eintöpfe und und und….

VIER — Zu viel technischer SchnickSchnack

Dass Powerpoint nicht die Antwort auf alles ist wissen inzwischen die meisten. Aber es gibt mehr Technik, die den Ablauf eines Workshops stören kann. 
Z. B. Laptops zum “Mitschreiben”. Auch wenn hoch und heilig versprochen wurde, keine eMails während des Workshops zu Schreiben — wenn die Nachricht vom Chef oben rechts aufblinkt ist es vorbei. Entweder der Kollege überlegt fieberhaft was der Chef wohl von ihm möchte. Oder er überlegt gar nicht erst und klickt direkt auf “Lesen”.
Ebenfalls hinderlich sind Dinge wie Smartboards und digitale Whiteboards. Bis der Trainer verstanden hat, wie man die Stiftfarbe auswählt, das Dokument speichert oder die Beleuchtung ändert, sind die Teilnehmer längst in Privatgespräche versunken.

Außerdem: Haptisches Arbeiten (den Stift in die Hand nehmen, Papier spüren, den nassen Schwamm anfassen…) gibt unserem Gehirn einen Eindruck von Echtheit. 
Die Ergebnisse werden tiefer gespeichert, da unser Gedächtnis Inhalte mit Gerüchen, Geräuschen und sensorischen Impulsen besser abspeichern kann. Deshalb denken wir beim Geruch von Braten selbst nach Jahrzehnten noch an den Besuch bei Oma und den feuchten Begrüßungsschmatzer.

FÜNF — Zu schnell für einen Trainer entscheiden

Ja wissen Sie, da sind wir in Europa schon Vorreiter gewesen. Deshalb buchen auch die großen Konzerne ständig bei uns, Sie können sich ja unser Portfolio mal anschauen.”
Die Wahrheit: In Portfolios stehen auch Kunden für die man nur ein Dokument entworfen hat. Und Vorreiter für etwas zu sein, das man sich selber ausgedacht hat ist kein Kunststück. Das sagt nur rein gar nichts über die Qualität der eigenen Konzepte aus. 
Stattdessen: Selber kurz ins Thema einarbeiten. Was z. B. ist Design Thinking und was machen andere Unternehmen damit? Und dann als Halbwissender die richtigen Fragen stellen. 
Und statt direkt genannte Referenzen anzurufen lieber nach Onlinebewertungen suchen. Und versuchen zu evaluieren, ob es langjährige Stammkunden gibt (die nicht angeheiratet sind oder Agenturanteile besitzen).

SECHS — Voreilig eine Eventagentur engagieren

Eventagenturen agieren grundsätzlich wie Versicherungsmakler. Sie leben meist von Provisionen, haben oft eigene Deals mit Location und Caterer und machen das komplette Event um 20–30% teurer. 
Es lohnt sich, genau hinzuschauen ob die Ersparnis an Zeit und Aufwand das auch wert ist. 
Inhaltlich sind Agenturen meist auch keine Experten. Sie vermitteln nur zwischen Trainer, Location und Kunde. Die Beratung ist schnell oberflächlich und verläuft nach dem immer selben Schema, egal um welche Art von Workshop es geht. 
Bei Locations und Trainern kommen Agenturen meist nicht gut an. Zum einen wegen der verlangten Provision, zum anderen weil sie vor ihrem Kunden brillieren möchten und die Leistung der Locations gerne als ihre eigene verkaufen. Nur wenn was schief geht, dann waren es natürlich die Location, der Trainer oder das Cateringunternehmen. 
Das Resultat: Immer mehr Locations arbeiten nur noch mit festen, gebrieften Agenturen oder gleich über Online-Plattformen und verzichten auf Vergleichsangebote an alle anderen Agenturen.

Die Lösung: Wenn es eine Agentur sein soll, unbedingt auf die inhaltliche Ausrichtung achten. Es gibt sehr gute Beispiele für spezialisierte Eventagenturen, die z. B nur Innovationsworkshops oder nur Personalthemen anbieten und Experten zu diesem Bereich in den eigenen Reihen haben.

Ansonsten geht es oft auch ganz ohne: Viele auf Workshops spezialisierte Locations haben mehr Erfahrung als Eventagenturen und helfen gerne bei der Organisation, inkl. Catering, Lagerung von Material, Vermittlung von Hotels und der Organisation des Taxis bei Abreise. 
Hotels bieten Kontingente mit Buchungscode an (ansonsten Plattformen nutzen). Skripte ausdrucken kann eine Werksstudentin übernehmen, Teilnehmer anschreiben und einladen ist per eMail schnell selber gemacht.

SIEBEN — Keinen Spaß haben

Die Teilnehmer sollen Spaß haben. Zwei Wochen nach dem Workshop erinnert sich kaum einer konkret an Inhalte. Dafür aber an den angetüddelten, witzigen Chef beim Abendessen. Die Bootstour über den Rhein oder den spanischen Abend in der Tapas Bar. Da das so ist, kann man es auch gleich nutzen und etwas Teambuilding einbauen.
Das muss man nicht immer aufwändig planen, oft sind die spontanten Unternehmungen sogar witziger weil ungezwungen. Es muss nur jemand in die Hand nehmen. Am besten den extrovertiertesten Teilnehmer des Workshops dazu verdonnern, sich für den Abend ein paar Ideen einfallen zu lassen.

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