7 Fehler, die Du bei der Planung eines Workshops vermeiden solltest.

EINS | Der Raum ist zu klein und Getränke werden gezählt

Ja, Budgets sind eng und es macht einen Unterschied ob der Workshop 50 oder 70€ pro Teilnehmer kostet. Vor allem, wenn mehrere solcher Events über das Jahr geplant sind.
Aber: Aktuelle Studien belegen, was Trainer schon immer wussten: Der Raum und die Atmosphäre in der Location sind enorm wichtig. In Zahlen ausgedrückt lassen sich Abweichungen von ca. 40% feststellen.
Und das ist logisch, denn jeder Workshop hängt in erster Linie von der Motivation, Konzentration und Leistungsbereitschaft der Teilnehmer ab.
Wenn der Kaffee nicht schmeckt, kein Obst vor Ort ist, der Raum eng und dunkel wirkt — dann hat das Konsequenzen.
Also lieber 20% weniger, dafür um 40% bessere Workshops planen.

ZWEI | Lange Vortragsphasen

Wer kennt das nicht aus seiner Schulzeit: Nach der vierten Stunde war im Kopf alles auf Sendepause. Vor allem, wenn Sozialkunde, Geschichte und Religion direkt hintereinander lagen.
Warum? Weil wir nicht mehr als 15–20 Minuten zuhören können ohne zu ermüden. Wir sind für diese Masse an verbalen Informationen nicht gemacht. Unsere Vorfahren nutzten Kommunikation für wichtige Hinweise (“Versteck Dich, der Nachbarstamm greift an.”) oder zur Stärkung sozialer Bindungen (ja, Lästern über den Nachbarn hat Familien zusammen geschweißt. Damals wie heute.)
Was hilft?
a) Schnelle Wechsel zwischen passiven und aktiven Phasen. Methode vortragen und sofort ausprobieren. Theorie vermitteln, praktische Beispiele aufzählen lassen.
b) Konzentrisches, iteratives Lernen. Mit dem Wichtigsten anfangen, Themenwechsel, Pause, Vertiefung. Dadurch bleibt der Kopf wach und die Kreativität hat Spaß.

DREI | Viele Kohlenhydrate zum Mittagessen

Ich liebe Nudeln, Kartoffeln und Pizza. Sie machen satt. Aber auch müde.
Auf den üblichen Karten der Seminarhotels und Locations stehen sie trotzdem ganz oben. Weil sie günstig sind und alle satt werden.
Hier sollte man keine Kompromisse eingehen: Lieber etwas weniger, dafür in guter Qualität.
Die Liste der Möglichkeiten ist endlos: Frische Salate, Wraps, Bowls, Avocado-Hühnchen, Eintöpfe und und und….

VIER | Zuviel technischer SchnickSchnack

Dass Powerpoint nicht die Antwort auf alles ist wissen inzwischen die meisten. Aber es gibt mehr Technik, die den Ablauf eines Workshops stören kann.
Z. B. Laptops zum “Mitschreiben”. Auch wenn hoch und heilig versprochen wurde, keine eMails während des Workshops zu Schreiben — wenn die Nachricht vom Chef oben rechts aufblinkt ist es vorbei. Entweder der Kollege überlegt fieberhaft was der Chef wohl von ihm möchte. Oder er überlegt garnicht erst und klickt direkt auf “Lesen”.
Ebenfalls hinderlich sind oft Dinge wie Smartboards und digitale Whiteboards. Bis der Trainer verstanden hat, wie man die Stiftfarbe auswählt, das Dokument speichert oder die Beleuchtung ändert, sind die Teilnehmer längst in Privatgespräche versunken.
Außerdem: Haptisches Arbeiten (den Stift in die Hand nehmen, Papier spüren, den nassen Schwamm anfassen…) gibt unserem Gehirn einen Eindruck von Echtheit. Die Ergebnisse werden tiefer gespeichert, da unser Gedächtnis Inhalte mit Gerüchen, Geräuschen und sensorischen Impulsen abspeichern kann. Deshalb denken wir beim Geruch von Braten selbst nach Jahrzehnten noch an den Besuch bei Oma und den feuchten Begrüßungsschmatzer.

FÜNF | Selbstverliebte Trainer

Ja wissen Sie, da sind wir in Europa schon Vorreiter gewesen. Deshalb buchen auch die großen Konzerne ständig bei uns, Sie können sich ja unser Portfolio mal anschauen.”
Die Wahrheit: In Portfolios stehen auch Kunden für die man nur ein Dokument entworfen hat. Und Vorreiter für etwas zu sein, das man sich selber ausgedacht hat ist kein Kunststück. Das sagt nur rein gar nichts über die Qualität der eigenen Konzepte aus.
Stattdessen: Selber kurz ins Thema einarbeiten. Was z. B. ist Design Thinking und was machen andere Unternehmen damit? Und dann als Halbwissender die richtigen Fragen stellen.
Und statt direkt genannte Referenzen anzurufen lieber nach Onlinebewertungen suchen. Und versuchen zu evaluieren, ob es langjährige Stammkunden gibt (die nicht angeheiratet sind oder Agenturanteile besitzen).

SECHS | Schlechte Eventagenturen

Eventagenturen sind wie Versicherungsmakler. Sie leben meist von Provisionen, machen oft eigene Deals mit Location und Caterer und machen das komplette Event um 30–40% teurer als nötig. Das sind sie aber nicht wert – die inhaltliche Beratung ist oft schlecht und bei Locations und Trainern kommen sie nicht gut an. Zum einen wegen der verlangten Provision, zum anderen weil sie meist keine Entscheidungsbefugnisse haben, aber so auftreten und versuchen den Druck “nach unten” weiter zu geben. Das Resultat: Immer mehr Locations arbeiten nur mit festen Agenturen und verzichten auf Vergleichsangebote an andere Agenturen.
Die Lösung: Viele auf Workshops spezialisierte Locations haben mehr Erfahrung als Eventagenturen und helfen gerne bei der Organisation, inkl. Catering, Lagerung von Material, Vermittlung an Hotels und der Organisation des Taxis bei Abreise.
Hotels bieten Kontingente mit Buchungscode an (ansonsten Plattformen nutzen). Skripte ausdrucken kann eine Werksstudentin übernehmen, Teilnehmer anschreiben und einladen ist per eMail schnell selber gemacht.

SIEBEN | Keinen Spaß haben

Das Wichtigste zum Schluss: Die Teilnehmer sollen Spaß haben. Zwei Wochen nach dem Workshop erinnert sich kaum einer konkret an Inhalte. Dafür aber an den angetüddelten, witzigen Chef beim Abendessen. Die Bootstour über den Rhein oder den spanischen Abend in der Tapas Bar. Da das so ist, kann man es auch gleich nutzen und etwas Teambuilding einbauen.
Das muss man nicht immer aufwändig planen, oft sind die spontanten Unternehmungen sogar witziger weil ungezwungen. Es muss nur jemand in die Hand nehmen. Am besten den extrovertiertesten Teilnehmer des Workshops dazu verdonnern, sich für den Abend ein paar Ideen einfallen zu lassen.

Fähigkeiten

Gepostet am

Februar 27, 2019

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Februar 27, 2019